Група компаній: сальдо сходяться ще до закриття
Дзеркальні сальдо між юрособами щоранку, службові записки за регулярним розподілом, звірка актів з постачальниками від листа до відповіді з документами і дебіторка з резервами за вашою політикою.
Під галереєю екранів є розділ «Під капотом»: що відбувається між вашим документом і цифрою на екрані, куди лягає результат і що агент робить, коли даних бракує.
З чим це працює
Як це виглядає
Кадри зняті з робочих екранів. Кейси знеособлені: назви компаній прибрані, цифри змінені, порядок дій і екрани справжні.
Дзеркальні сальдо всередині групи
Пʼятнадцять пар юросіб, тринадцять сходяться в нуль. Дві розбіжності агент уже взяв у роботу.
Розбіжність доведена до накладної
Агент шукає документ: накладна проведена у продавця 30.06, а у покупця 02.07, і це перетин періодів. Чернетка коригування готова, проводить головний бухгалтер.
Службову записку агент виставляє сам
Розподіл рахує за базою: лічильники і площа за липень. Підтверджує керівник підприємства, і без підтвердження записка не проводиться.
Звірка акта постачальника порядково
126 позицій зі 128 збіглися. Розбіжність 180 000 грн доведена до платіжного доручення, якого немає в акті постачальника, і до накладної без нашого підпису в ЕДО.
Резерв за вашою політикою
Кошики за строками прострочення і ваші ставки. Впишіть свої у полі внизу, розрахунок і порівняння з минулим кварталом перебудуються одразу.
Драбина нагадувань і стоп-відвантаження
Нагадування йдуть за графіком, а коли оплата заходить, зупиняються самі. Заявку на відвантаження понад кредитний ліміт агент виносить на рішення.
Під капотом
Саме тут відповідь на питання, яке ставлять на кожній зустрічі: як документ з пошти стає записом у вашій 1С і як агент знає, яку картку номенклатури обрати.
- ДжерелоЕДО, пошта і скани; у кейсі 312 документів за день
- Розпізнаваннякожне поле з позначкою впевненості; низька впевненість сама не проводиться
- Зіставлення з облікомагент відкриває договір і замовлення у вашій 1С і звіряє позиції саме з замовленням; так і обирається картка номенклатури
- Куди лягає результатчернетка документа прямо у вашій 1С зі статусом «не проведено», кнопку «провести» натискає бухгалтер
- Коли даних бракуєчерга уточнень з причиною, відповідальним і часом; запит іде постачальнику, ініціатору закупівлі або бухгалтеру
Документ розпізнаний: поле за полем з впевненістю
Постачальник, номер, договір, замовлення, кількість позицій і сума, кожне з оцінкою. Під ними перевірка арифметики і пошук дублів в обліку.
Агент відкриває замовлення у вашій 1С
Позиції накладної зіставляються з замовленням: скільки замовлено, скільки отримано раніше, скільки в цьому документі. Так визначається, яка це номенклатура і чи закривається замовлення.
Чернетка у вашій 1С, проводить бухгалтер
Агент створює документ надходження зі статусом «не проведено» і показує, що саме перевірив. Людині лишається подивитись і натиснути «провести», у кейсі це 15 секунд на документ.
Коли бракує реквізиту: черга уточнень
Немає замовлення, нова номенклатура, контрагента немає в довіднику, нечитабельний скан. Кожен рядок з причиною, адресатом запиту і часом очікування, прострочене піднімається вище.
Звідки беруться цифри
Де межа
Одна з перших речей, яку питає фінансовий директор, і відповідь на неї має бути письмовою.
Агент робить сам
- Звіряє всі пари юросіб щоранку і доводить розбіжність до документа
- Готує чернетки коригувань і службові записки за регулярним розподілом
- Розбирає акти постачальників порядково і готує відповідь з посиланням на документи
- Рахує резерв за вашою політикою і веде драбину нагадувань по дебіторці
Лишається за людиною
- Проводить коригування в обліку
- Підтверджує службову записку, кожну окремо
- Затверджує резерв і рішення по проблемній дебіторці
- Ухвалює рішення по відвантаженню понад ліміт
Скільки це коштує
Оцінка збирається з вашого обсягу: акти звірки, вхідні документи, клієнти в контролі дебіторки, звіти за запитом. Ціна складається з трьох окремих частин, точні цифри фіксуємо після брифу.
Калькулятор і з чого складається ціна
Робота моделі, підписка з підтримкою і разове впровадження окремими рядками, плюс обсяг документів на місяць. Нижче, що саме входить у кожен рядок і що рахується окремо.
Безпека і контур
Варіант обирає ваша служба безпеки. Бази, оригінали документів і журнал лишаються у вас у кожному з них.
Що лишається у вашому контурі, а що виходить
База 1С, оригінали документів, правила і журнал лишаються у вас. Нижче три варіанти розгортання з тим, що кожен означає для вашої служби безпеки.
Що потрібно від вас
Дані приймаємо як є: вивантаження, таблиці, чернетки регламентів. Нормалізація це наша робота.
- Доступ на читання до облікових баз юросіб групи
- Перелік пар, які мають звірятись, і бази розподілу для регулярних записок
- Політика резервування і кредитні ліміти по клієнтах
- Доступ до ЕДО на читання
Під вас налаштовується
Показане тут це базова конфігурація з уже впроваджених кейсів. Розрізи, пороги, форма звіту і правила беруться з вашого регламенту: скажіть, що має виглядати інакше, і ми зберемо кабінет під ваш процес. Складання кабінету з готових мікросервісів під конкретну компанію займає один-два тижні.
Часті питання
Зібрані з наших зустрічей з фінансовими директорами і їхніми командами.
Куди потрапляє результат: у наш облік чи лишається у вас?
У ваш. Агент працює з вашою 1С на читання і запис: створює чернетку документа зі статусом «не проведено», а проводить бухгалтер. Кабінет це місце, де людина бачить чергу, уточнення і журнал.
Як агент знає, на яку картку номенклатури провести позицію, якщо у нас сорок видів болтів?
Спершу він шукає замовлення і договір у вашій 1С і зіставляє позицію з рядком замовлення. Якщо замовлення немає або позиція нова, він її не вгадує: документ іде в чергу уточнень до ініціатора закупівлі або бухгалтера, і відповідь стає правилом на наступний раз.
Що він робить, коли в документі бракує обовʼязкового реквізиту?
Те саме, що людина: питає. Якщо проблема в документі, запит іде постачальнику з переліком, чого саме бракує. Якщо в наших даних, запит іде відповідальному у вас. Прострочене уточнення піднімається керівнику.
Скільки коштує проведення одного документа?
Робота моделі на документ це центи і залежить від обсягу тексту. Це одна з трьох частин ціни: поруч ідуть підписка і разове впровадження, усі три рядки видно на калькуляторі вище.
З якими обліковими системами ви працюєте?
1С, BAS, SAP, самописні ERP і CRM, Excel і Google-таблиці, пошта, ЕДО, клієнт-банки. Під конкретну компанію ми за брифом визначаємо, куди саме підключатись, і пишемо це в описі рішення до старту робіт.
Хто відповідає, якщо агент помилився?
Кожна дія агента лишає запис у журналі: що взяв, звідки, за яким правилом і що вийшло. Суттєве підтверджує людина. Якщо ваша внутрішня перевірка розходиться з висновком агента, ми розбираємо розбіжність по рядках і міняємо правило, а зміна правила теж лягає в журнал.
Де живуть дані і що виходить за наш контур?
Три варіанти на вибір вашої служби безпеки: наш закритий сервер, ваша хмара або ваш сервер без виходу в інтернет. Бази, оригінали документів і журнал лишаються у вас. Назовні йде лише фрагмент тексту, потрібний для конкретної дії, і в третьому варіанті не йде нічого.
Скільки часу займає запуск?
Робочий кабінет збирається з готових мікросервісів за один-два тижні, далі йдуть прогони на ваших минулих періодах. Перше живе закриття проходить паралельно з ручним, щоб ви звірили цифри до того, як довіряти агенту.
Чи можна змінити екрани і правила під наш процес?
Так, показане тут це базова конфігурація з уже впроваджених кейсів. Розрізи, пороги, форма звіту і правила беруться з вашого регламенту. Якщо у вас уже написані політики, надішліть їх як є, і ми зіставимо: що збігається, що варто поміняти у вас, а що доробити у нас.
Далі
Подивіться покрокову демонстрацію: вона відкривається без логіна і показує той самий сценарій крок за кроком, разом з тим, скільки це коштує і що потрібно від вашої сторони. Якщо напрям підходить, заповнений бриф дасть нам більше, ніж зустріч: за ним ми повертаємось з описом рішення, строком і вартістю.